E-procurement (Achizitia publica electronica)
Un model business-to-business (B-2-B) este implementat cand organismele guvernamentale sau unele organizatii mari le cer ofertantilor sa livreze bunuri ca cele exemplificate de Comisia Europeana. Ofertantii tipici variaza de la servicii de constructii si bunuri pentru investitii pana la studii si materiale pentru birouri in cantitati mai mari. E-procurement poate include negociere electronica, contractari si oferte de colaborare.
Pentru ca acest model sa poata fi si la indemana intreprinderilor mici, s-au infiintat platforme sau consortii in cadrul carora vanzatorii actioneaza impreuna pentru a obtine oferte mai avantajoase de la producatori.
Ca si intr-un e-mall, licitatiile includ multi vanzatori. Operatorul pentru licitatii furnizeaza mecanisme pentru plasarea articolelor, pentru mecanismele licitatiei (prin e-mail) si pot oferi plati aditionale si servicii de livrare.
Este momentul să renegociaţi o serie de contracte cu furnizorii tradiţionali. Astfel, contractele legate de utilităţi, ratele de dobânzi preferenţiale în cadrul contractelor cu băncile sau instituţiile finanţatoare, sau contractele cu retailerii legate de achiziţiile articolelor de birotică, echipamente hardware sau software pot fi revizuite şi îmbunătăţite pentru reducerea costurilor operaţionale. De asemenea, o soluţie viabilă de reducere a costurilor este externalizarea totală sau parţială a salarizării şi administrării de personal, a activităţilor legate de transport, infrastructură şi administrare IT, servicii financiare şi contabile, întreţinerea de echipamente, consilierea juridică, etc.
Modulul eProcurement optimizează şi simplifică planificarea, execuţia, evaluarea şi îmbunătăţirea proceselor de achiziţii, de contractări şi renegocierii cu diverşi parteneri.
Sistemul electronic de achizitii si licitatii include politici şi practici utilizate în cele mai mari companii din România, din diverse sectoare de activitate.
Beneficii financiare şi operaţionale
Decizii rapide în selecţia ofertelor
Datorită transparenţei procesului de achiziţie, modulul eProcurement diminuează timpul necesar gestionării procesului de selecţie a ofertei favorabile.
Reduce costurile operaţionale
Datorită automatizării întregului proces de achiziţii şi integrării cu alte sisteme informatice folosite de către departamentele de achiziţii sau financiar-contabile, soluţia eProcurement reduce dramatic timpii morţi şi activităţile de rutină, fluidizând şi simplificând procesul de achiziţii.
Eficientizează procesul de ofertare şi comandă
Sistemul electronic de achizitii îmbunătăţeşte capacitatea de valorificare a oportunităţilor, reducând cheltuielile companiei prin selectarea celei mai bune oferte care întruneşte criteriile de selecţie specificate.
Uşurinţă în utilizare
Introducerea în sistem a datelor necesare derulării unei licitaţii sau achizitii online se face în doar câteva minute, printr-o interfaţă prietenoasă, axată pe principiul întrebare-răspuns.
Interfaţă optimizată pentru modul de lucru "multi-touch"
Soluţia este accesibilă de pe orice dispozitiv mobil: smartphone, tabletă sau computer.
Funcţionalităţi
* aprovizionarea electronica (e-procurement):
pentru procurarea bunurilor si serviciilor, marile companii si autoritati publice organizeaza licitatii.
Prin publicarea pe Web a specificatiilor ofertei, scad atât timpul cât si costul de transmisie, marindu-se si numarul de firme care iau parte la licitatie. Astfel, creste concurenta si scade pretul.
Un model business-to-business (B-2-B) este implementat cand organismele guvernamentale sau unele organizatii mari le cer ofertantilor sa livreze bunuri ca cele exemplificate de Comisia Europeana. Ofertantii tipici variaza de la servicii de constructii si bunuri pentru investitii pana la studii si materiale pentru birouri in cantitati mai mari. E-procurement poate include negociere electronica, contractari si oferte de colaborare.
Pentru ca acest model sa poata fi si la indemana intreprinderilor mici, s-au infiintat platforme sau consortii in cadrul carora vanzatorii actioneaza impreuna pentru a obtine oferte mai avantajoase de la producatori.
Ca si intr-un e-mall, licitatiile includ multi vanzatori. Operatorul pentru licitatii furnizeaza mecanisme pentru plasarea articolelor, pentru mecanismele licitatiei (prin e-mail) si pot oferi plati aditionale si servicii de livrare.
Este momentul să renegociaţi o serie de contracte cu furnizorii tradiţionali. Astfel, contractele legate de utilităţi, ratele de dobânzi preferenţiale în cadrul contractelor cu băncile sau instituţiile finanţatoare, sau contractele cu retailerii legate de achiziţiile articolelor de birotică, echipamente hardware sau software pot fi revizuite şi îmbunătăţite pentru reducerea costurilor operaţionale. De asemenea, o soluţie viabilă de reducere a costurilor este externalizarea totală sau parţială a salarizării şi administrării de personal, a activităţilor legate de transport, infrastructură şi administrare IT, servicii financiare şi contabile, întreţinerea de echipamente, consilierea juridică, etc.
Modulul eProcurement optimizează şi simplifică planificarea, execuţia, evaluarea şi îmbunătăţirea proceselor de achiziţii, de contractări şi renegocierii cu diverşi parteneri.
Sistemul electronic de achizitii si licitatii include politici şi practici utilizate în cele mai mari companii din România, din diverse sectoare de activitate.
Beneficii financiare şi operaţionale
Decizii rapide în selecţia ofertelor
Datorită transparenţei procesului de achiziţie, modulul eProcurement diminuează timpul necesar gestionării procesului de selecţie a ofertei favorabile.
Reduce costurile operaţionale
Datorită automatizării întregului proces de achiziţii şi integrării cu alte sisteme informatice folosite de către departamentele de achiziţii sau financiar-contabile, soluţia eProcurement reduce dramatic timpii morţi şi activităţile de rutină, fluidizând şi simplificând procesul de achiziţii.
Eficientizează procesul de ofertare şi comandă
Sistemul electronic de achizitii îmbunătăţeşte capacitatea de valorificare a oportunităţilor, reducând cheltuielile companiei prin selectarea celei mai bune oferte care întruneşte criteriile de selecţie specificate.
Uşurinţă în utilizare
Introducerea în sistem a datelor necesare derulării unei licitaţii sau achizitii online se face în doar câteva minute, printr-o interfaţă prietenoasă, axată pe principiul întrebare-răspuns.
Interfaţă optimizată pentru modul de lucru "multi-touch"
Soluţia este accesibilă de pe orice dispozitiv mobil: smartphone, tabletă sau computer.
Funcţionalităţi
- Oferă un acces rapid la furnizorii potenţiali sau curenţi prin gestiunea şi interogarea unei baze de date a partenerilor.
- Asigură un management eficient al proceselor de achiziţie, captând întreg procesul, de la apariţia şi definirea nevoii companiei până la contractarea şi îndeplinirea efectivă a cererii (ExpenseRequest-ul aprobat).
- Platformă optimă pentru:
- managementul de RFP / RFQ (Request For Proposal / Quotation) ori alt tip de cerere către partenerii candidaţi,
- înregistrarea şi compararea ofertelor postate direct de furnizori sau importate din surse externe,
- revizuirea, alegerea şi aprobarea ofertelor favorabile,
- deschiderea de acţiuni de tip licitaţii online, pe perioadă determinată, prin invitarea furnizorilor cu cele mai bune oferte să concureze pentru selecţia finală,
- încheierea contractului cu furnizorul
- Asigură o informaţie completă şi cu istoric despre furnizori, oferte existente, contracte semnate, facturi;
- Componente
- Creare RFx:
- Informații de bază: Nume achiziție, monedă, eveniment public /privat Da /Nu;
- Informații specifice referitoare la eveniment: programul de achiziție, detalii licitaţii sau achizitii electronice/online etc.;
- Stabilirea criteriilor pentru procesul de evaluare și comisia de licitație.
- Adăugare atricole:
- Adăugare articol nou sau selecţie din lista curentă;
- Stabilire cantitate, preţ buget, preţ calificare.
- Adăugare participanţi:
- Selecţie participanţi din lista curentă şi asocierea persoanelor de contact aferente;
- Trimitere invitaţii de participare prin canalul de comunicare preferat.
- Pregătire licitaţie:
- Soluţia susţine organiarea oricărui tip de licitaţie, inclusiv cea în regim olandez (licitaţia olandeză se utilizează atunci când există un lot foarte mare de produse identice, pe care nu le va cumpăra un singur participant, ci mai mulţi, în cantităţi diferite);
- Sistemul permite opţiunea de trimitere de invitaţii de participare la licitaţie;
- Invitaţiile de participare la licitaţie sunt similare cu cele de achiziţiei, dar în aces caz participantul nu trebuie să confirme prezenţa în Portal.
- Analize şi aprobări tehnice;
- Selecţia ofertei câştigătoare şi emiterea de comenzi de achiziţie;
- Notificări de la organizator:
- Sistemul permite Organizatorului să trimită notificări/ mesaje Participanţilor;
- Mesajele sunt vizibile în Portal (tab-ul Mesaje);
- Ataşare fişiere:
- Sistemul permite ataşarea atât a fişierelor publicate, cât şi a celor personale
- Sistemul permite ataşarea atât a fişierelor publicate, cât şi a celor personale
- Înregistrare participanţi: nume utilizator, parolă, date despre companie, persoană de contact;
- Înregistrare pentru o achiziţie specifică: selectarea licitaţiei de interes şi publicarea ofertei;
- Actualizare în timp real a statusurilor licitaţiilor;
- Posibilitate vizualizare şi actualizare informaţii despre preţ/ u.m., timp de livrare; descărcare documente, trimitere/ primire mesaje etc.
- Gestionarea contului: permite adăugarea şi modificarea datelor despre companie;
- Dashboard de evaluare: afişează toate evaluările și aprobările alocate utilizatorilor grupate pe evaluări actuale, evaluări întârziate și evaluări închise;
- Aprobare comercială.
* aprovizionarea electronica (e-procurement):
pentru procurarea bunurilor si serviciilor, marile companii si autoritati publice organizeaza licitatii.
Prin publicarea pe Web a specificatiilor ofertei, scad atât timpul cât si costul de transmisie, marindu-se si numarul de firme care iau parte la licitatie. Astfel, creste concurenta si scade pretul.
Avantajele e-procurement
Aplicatia ajuta procesul decizional pastrand informatiile relevante bine organizate si datate. Pentru cele mai multe exista sabloane, astfel ca tranzactiile sunt standardizate si usor de urmarit.
Avand un istoric al ofertelor anterioare, preturile obtinute ulterior pot fi mai bune. Companiile pot pune accent pe colaborarile cele mai profitabile si contractele cele mai avantajoase.
Un proces de e-procurement bine gestionat reduce timpul dedicat inventarului. Avand informatii despre numarul produselor, preturile ofertate si date de contact, incheierea unui contract se realizeaza intr-un interval scurt, oferind un avantaj pe o piata dinamica.
Pentru companii, e-procurement tine evidenta tuturor achizitiilor efectuate de catre toate departamentele si asigura respectarea standardelor. In mediul offline, o achizitie de echipament de lucru ar insemna un drum pana la un furnizor, achizitia si transmiterea facturii la firma, pentru decont. In acest caz, achizitiile pot fi greu de urmarit. Cu o aplicatie electronica, achizitia trece prin procesul de aprobare, iar persona care gestioneaza acest proces are certitudinea ca produsul este cumparat in configuratia necesara afacerii.
E-procurement permite niveluri multiple de acces si ajuta managerii sa organizeze utilizatorii in functie de roluri, grupuri ori sarcini. Pentru utilizarea unei astfel de aplicatii nu este necesara o pregatire avansata, intrucat aceste sisteme sunt standardizate si usor de invatat. SURSA: TEAMSHARE
Aplicatia ajuta procesul decizional pastrand informatiile relevante bine organizate si datate. Pentru cele mai multe exista sabloane, astfel ca tranzactiile sunt standardizate si usor de urmarit.
Avand un istoric al ofertelor anterioare, preturile obtinute ulterior pot fi mai bune. Companiile pot pune accent pe colaborarile cele mai profitabile si contractele cele mai avantajoase.
Un proces de e-procurement bine gestionat reduce timpul dedicat inventarului. Avand informatii despre numarul produselor, preturile ofertate si date de contact, incheierea unui contract se realizeaza intr-un interval scurt, oferind un avantaj pe o piata dinamica.
Pentru companii, e-procurement tine evidenta tuturor achizitiilor efectuate de catre toate departamentele si asigura respectarea standardelor. In mediul offline, o achizitie de echipament de lucru ar insemna un drum pana la un furnizor, achizitia si transmiterea facturii la firma, pentru decont. In acest caz, achizitiile pot fi greu de urmarit. Cu o aplicatie electronica, achizitia trece prin procesul de aprobare, iar persona care gestioneaza acest proces are certitudinea ca produsul este cumparat in configuratia necesara afacerii.
E-procurement permite niveluri multiple de acces si ajuta managerii sa organizeze utilizatorii in functie de roluri, grupuri ori sarcini. Pentru utilizarea unei astfel de aplicatii nu este necesara o pregatire avansata, intrucat aceste sisteme sunt standardizate si usor de invatat. SURSA: TEAMSHARE